Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

ClimaHQ est une plateforme d'analyse de la culture d'entreprise.

• E-mail de contact : [email protected]

Aux fins du règlement (UE) 2016/679 (le Règlement général sur la protection des données, « RGPD »), le responsable du traitement est l'entité identifiée ci-dessus.

1a. Entité juridique

Les informations sur l'entité juridique sont en cours de finalisation et seront publiées ici.

• Dénomination sociale : À confirmer
• Siège social : À confirmer
• Numéro d'immatriculation : À confirmer

1b. Rôles de responsable et de sous-traitant

Nous agissons en tant que responsable du traitement pour les données de compte (les informations que vous et les administrateurs de votre organisation fournissez pour créer et gérer le compte) et pour les données d'utilisation collectées afin de sécuriser et d'exploiter le service.

Nous agissons en tant que sous-traitant pour les données des employés que votre organisation soumet ou connecte : réponses aux sondages, données importées du SIRH et données démographiques. Votre organisation est responsable de ces données, et nous les traitons sur ses instructions dans le cadre de l'accord de traitement des données mentionné dans nos conditions d'utilisation.

1c. Point de contact protection des données

Les questions ou demandes concernant cette politique ou nos pratiques de protection des données peuvent être adressées à [email protected].

2. Données que nous collectons

Nous collectons et traitons les catégories suivantes de données personnelles :

2.1 Informations de compte

Lors de votre inscription, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre organisation. Ces données sont nécessaires à la création et à la gestion de votre compte.

2.2 Réponses aux sondages

Lorsque les employés répondent aux sondages de pouls, les réponses sont pseudonymes : elles sont liées à une référence interne, ne sont jamais montrées individuellement aux managers ou administrateurs, et ne sont affichées que dans un agrégat de 5 réponses ou plus. Les données démographiques (département, genre, ethnicité) ne sont collectées que si elles sont fournies via l'import SIRH ; le genre et l'ethnicité sont chiffrés au repos.

2.3 Données d'utilisation

Nous collectons automatiquement des informations techniques lorsque vous utilisez le service, y compris les adresses IP, le type de navigateur, les pages visitées et les horodatages. Ces données nous aident à maintenir la sécurité et à améliorer le service.

2a. Sous-traitants ultérieurs et intégrations

Voici les parties qui traitent des données clients pour notre compte. Chacune est liée par un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

Intégrations que vous activez

Facultatives et à l'initiative du client : vous choisissez de les connecter et vous contractez avec le fournisseur. Ce ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de ClimaHQ.

Notre service d'analyse, qui calcule les scores de culture et de risque à partir des données décrites dans cette politique, fonctionne sur notre propre infrastructure et n'est pas un tiers.

2b. Catégories particulières de données

Le genre et l'ethnicité, lorsque votre organisation choisit de les fournir, constituent des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD. Nous nous appuyons sur les conditions suivantes pour les traiter, et non sur le consentement :

• Santé et sécurité au travail (Art. 9(2)(b)) : Traitement nécessaire pour évaluer et rendre compte des écarts d'équité et des risques psychosociaux dans le cadre des obligations de santé et de sécurité au travail de votre organisation.
• Obligation légale en matière de droit du travail (Art. 9(2)(b)) : Traitement nécessaire pour produire le registre des rémunérations, le plan d'égalité et les autres preuves de conformité que votre organisation est légalement tenue de conserver.

2c. Décisions automatisées et profilage

La fonctionnalité Predictions calcule des scores de risque d'épuisement professionnel et de départ par équipe à partir de données agrégées de sondages et de pratique. Il s'agit d'une forme de profilage au sens de l'article 22 du RGPD.

Ces scores constituent une aide à la décision pour les responsables des ressources humaines de votre organisation, et non une décision automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire : aucun score ne déclenche d'action automatique, et chaque score est examiné par une personne avant d'éclairer une décision concernant un individu.

3. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes en vertu de l'article 6 du RGPD :

• Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) : Le traitement des données de compte et des réponses aux sondages est nécessaire pour fournir le service ClimaHQ dans le cadre de nos conditions d'utilisation.
• Intérêt légitime (Art. 6(1)(f)) : Nous traitons les données d'utilisation à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et d'amélioration du service. Notre intérêt légitime ne prévaut pas sur vos droits fondamentaux.
• Consentement (Art. 6(1)(a)) : Lorsque cela est requis, nous obtenons un consentement explicite avant le traitement, par exemple pour la collecte facultative de données démographiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Conservation des données

4.1 Données de pratique

• Données de compte : Conservées pendant la durée de votre compte et jusqu'à 30 jours après sa suppression, sauf si une conservation plus longue est exigée par la loi.
• Données de sondage : Les scores de sondage agrégés sont conservés pendant la durée de votre compte. Les réponses brutes aux sondages sont conservées pendant 24 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
• Journaux d'utilisation et de sécurité : Conservés jusqu'à 90 jours.
• Demandes de contact : Les demandes de démo, de partenariat, de liste d'attente et de contact envoyées via le site sont conservées 24 mois, puis supprimées définitivement.
• Signalements du Canal : Les signalements sans enquête ouverte dans les 3 mois suivant leur réception sont définitivement supprimés, ne laissant qu'un compteur anonyme (date de réception, catégorie, résultat). Les dossiers clos sont définitivement supprimés 10 ans après leur clôture, ou plus tôt si l'organisation fixe une durée plus courte.
• Accès au Canal : Seuls les enquêteurs assignés à un dossier et le responsable du système désigné par l'organisation peuvent l'ouvrir. Les administrateurs de l'organisation qui ne sont ni l'un ni l'autre ne le peuvent pas, pas plus que le personnel de ClimaHQ qui les usurperait. Chaque tentative d'ouverture est consignée.

4.2 Preuves légales et de conformité

Les rapports de conformité, évaluations et autres preuves générées pour démontrer une obligation légale spécifique (par exemple, un registre des rémunérations ou un plan d'égalité) sont conservés séparément des données de pratique ci-dessus, aussi longtemps que l'obligation concernée exige de pouvoir produire cette preuve, même lorsque cette durée dépasse la période de conservation de 24 mois applicable aux sondages.

4.3 Calendrier de conservation

Durée de conservation de chaque type de donnée. Les durées qui dépendent d'une lecture juridique sont signalées comme telles.

• Canal de signalement : 3 mois si aucune enquête n'est ouverte, au plus 10 ans après la clôture (Ley 2/2023, art. 26 et 32).
• Relevés du temps de travail : 4 ans (art. 34.9 ET), puis la règle du pays du lieu de travail issue du registre du temps de travail : Espagne 4 ans, Allemagne 2 ans, France 1 an, autres pays de l'UE 4 ans.
• Mesure d'audience du site (entonnoir) : 13 mois.
• Demandes de contact (leads) : 24 mois après le dernier contact, puis suppression définitive. Cette durée fait l'objet d'une revue juridique.
• Évaluations et rapports psychosociaux : Conservé aussi longtemps que la loi vous oblige à conserver cette preuve ; nous publierons les durées exactes.
• Registre des rémunérations : Conservé aussi longtemps que la loi vous oblige à conserver cette preuve ; nous publierons les durées exactes.
• Journal d'audit : Conservé aussi longtemps que la loi vous oblige à conserver cette preuve ; nous publierons les durées exactes.

5. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès (Art. 15) : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en demander une copie.
• Droit de rectification (Art. 16) : Demander la correction de données personnelles inexactes.
• Droit à l'effacement (Art. 17) : Demander la suppression de vos données personnelles (« droit à l'oubli »).
• Droit à la portabilité des données (Art. 20) : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition (Art. 21) : Vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : Demander la limitation du traitement dans certaines circonstances.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

6. Transferts internationaux

Les données clients sont stockées sur des serveurs. Le trafic transite par le réseau de Cloudflare. Si vous connectez une intégration facultative dont le siège est hors de l'EEE (Slack, Microsoft, Google, Okta, BambooHR, Gusto), les données que vous choisissez de synchroniser sont transférées selon les conditions de ce fournisseur, le cadre de protection des données UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types.

7. Cookies

ClimaHQ utilise des cookies strictement nécessaires pour maintenir votre session et vous authentifier. Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du service et ne nécessitent pas de consentement.

Nous n'utilisons pas de cookies de suivi ou de publicité tiers.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, y compris le chiffrement en transit (TLS), le chiffrement au repos (AES-256-GCM), les contrôles d'accès et des revues de sécurité régulières. Pour plus de détails, consultez notre Page Sécurité.

9. Autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont été violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des modifications importantes par e-mail ou en publiant un avis visible sur le service. La « date d'entrée en vigueur » en haut de cette page indique la date de la dernière révision.

11. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, contactez-nous à [email protected].