Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

ClimaHQ es una plataforma de analítica cultural.

• Correo de contacto: [email protected]

A los efectos del Reglamento (UE) 2016/679 (el Reglamento General de Protección de Datos, "RGPD"), el responsable del tratamiento es la entidad identificada anteriormente.

1a. Entidad legal

Los datos de la entidad legal se están ultimando y se publicarán aquí.

• Razón social: Pendiente de confirmar
• Domicilio social: Pendiente de confirmar
• Número de registro: Pendiente de confirmar

1b. Roles de responsable y encargado

Actuamos como responsable del tratamiento respecto a los datos de la cuenta (la información que usted y los administradores de su organización proporcionan para crear y gestionar la cuenta) y respecto a los datos de uso recopilados para proteger y operar el servicio.

Actuamos como encargado del tratamiento respecto a los datos de los empleados que su organización remite o conecta: respuestas de encuestas, registros importados de RRHH y datos demográficos. Su organización es la responsable de esos datos, y los tratamos siguiendo sus instrucciones conforme al Acuerdo de Encargo de Tratamiento referido en nuestros Términos de Servicio.

1c. Contacto de protección de datos

Las consultas o solicitudes sobre esta política o nuestras prácticas de protección de datos pueden dirigirse a [email protected].

2. Datos que recopilamos

Recopilamos y tratamos las siguientes categorías de datos personales:

2.1 Información de la cuenta

Al registrarse, recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y nombre de la organización. Estos datos son necesarios para crear y gestionar su cuenta.

2.2 Respuestas de encuestas

Cuando los empleados completan encuestas de pulso, las respuestas son seudónimas: se vinculan a una referencia interna, nunca se muestran individualmente a gerentes ni administradores, y solo se muestran como parte de un agregado de 5 o más respuestas. Los datos demográficos (departamento, género, etnicidad) se recopilan solo si se proporcionan mediante importación de RRHH; el género y la etnicidad se cifran en reposo.

2.3 Datos de uso

Recopilamos automáticamente información técnica cuando utiliza el servicio, incluyendo direcciones IP, tipo de navegador, páginas visitadas y marcas de tiempo. Estos datos nos ayudan a mantener la seguridad y mejorar el servicio.

2a. Subencargados e integraciones

Estas son las partes que tratan datos de clientes por cuenta nuestra. Cada una está vinculada por un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

Integraciones que usted activa

Opcionales y a iniciativa del cliente: usted decide conectarlas y contrata con el proveedor. No son subencargados de ClimaHQ.

Nuestro servicio de analítica, que calcula las puntuaciones de cultura y riesgo a partir de los datos descritos en esta política, funciona en nuestra propia infraestructura y no es un tercero.

2b. Categorías especiales de datos

El género y la etnicidad, cuando su organización opta por proporcionarlos, son categorías especiales de datos conforme al Artículo 9 del RGPD. Para tratarlos nos basamos en las siguientes condiciones, no en el consentimiento:

• Salud y seguridad en el trabajo (Art. 9(2)(b)): Tratamiento necesario para evaluar y reportar brechas de equidad y riesgo psicosocial como parte de las obligaciones de salud y seguridad laboral de su organización.
• Obligación legal en materia de derecho laboral (Art. 9(2)(b)): Tratamiento necesario para elaborar el registro retributivo, el plan de igualdad y otras evidencias de cumplimiento que su organización está legalmente obligada a conservar.

2c. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

La función Predicciones calcula puntuaciones de riesgo de agotamiento y rotación por equipo a partir de datos agregados de encuestas y práctica. Esto constituye una forma de elaboración de perfiles conforme al Artículo 22 del RGPD.

Estas puntuaciones son apoyo a la decisión para los responsables de personas de su organización, no una decisión automatizada con efectos jurídicos o significativos análogos sobre una persona: ninguna puntuación desencadena una acción automática, y toda puntuación es revisada por una persona antes de informar una decisión sobre un individuo.

3. Base legal del tratamiento

Tratamos sus datos personales sobre las siguientes bases legales según el Artículo 6 del RGPD:

• Ejecución del contrato (Art. 6(1)(b)): El tratamiento de datos de la cuenta y respuestas de encuestas es necesario para prestar el servicio ClimaHQ conforme a nuestros términos de servicio.
• Interés legítimo (Art. 6(1)(f)): Tratamos datos de uso para seguridad, prevención de fraude y mejora del servicio. Nuestro interés legítimo no prevalece sobre sus derechos fundamentales.
• Consentimiento (Art. 6(1)(a)): Cuando es necesario, obtenemos consentimiento explícito antes del tratamiento, por ejemplo para la recopilación opcional de datos demográficos. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

4. Retención de datos

4.1 Datos de práctica

• Datos de la cuenta: Se conservan durante la vigencia de su cuenta y hasta 30 días después de su eliminación, salvo que la ley exija un período de retención más largo.
• Datos de encuestas: Las puntuaciones agregadas de encuestas se conservan durante la vigencia de su cuenta. Las respuestas sin procesar se conservan durante 24 meses, después de lo cual se eliminan automáticamente.
• Registros de uso y seguridad: Se conservan hasta 90 días.
• Solicitudes de contacto: Las solicitudes de demo, de partner, de lista de espera y de contacto enviadas a través del sitio web se conservan durante 24 meses y después se eliminan de forma permanente.
• Denuncias del Canal: Las denuncias sin investigación abierta en los 3 meses siguientes a su recepción se eliminan de forma permanente, conservando solo un contador anónimo (fecha de recepción, categoría, resultado). Los casos cerrados se eliminan de forma permanente 10 años después del cierre, o antes si la organización fija un plazo menor.
• Acceso al Canal: Solo los investigadores asignados a un caso y el responsable del sistema designado por la organización pueden abrirlo. Los administradores de la organización que no sean ninguno de los dos no pueden, ni tampoco el personal de ClimaHQ que los suplante. Cada intento de abrir un caso queda registrado.

4.2 Evidencia legal y de cumplimiento

Los informes de cumplimiento, evaluaciones y demás evidencias generadas para demostrar una obligación legal específica (por ejemplo, un registro retributivo o un plan de igualdad) se conservan de forma separada de los datos de práctica anteriores, durante el tiempo que la obligación correspondiente exija poder presentar esa evidencia, incluso cuando ese plazo supere el período de retención de 24 meses de las encuestas.

4.3 Calendario de conservación

Cuánto tiempo se conserva cada tipo de registro. Los plazos que dependen de una lectura jurídica se indican como tales.

• Canal de denuncias: 3 meses si no se investiga, como máximo 10 años tras el cierre (Ley 2/2023, arts. 26 y 32).
• Registros de jornada: 4 años (art. 34.9 ET), y después la norma del país del centro de trabajo según el registro horario: España 4 años, Alemania 2 años, Francia 1 año, resto de países de la UE 4 años.
• Analítica web (embudo): 13 meses.
• Solicitudes de contacto (leads): 24 meses desde el último contacto, y después se eliminan de forma permanente. Este plazo está en revisión jurídica.
• Evaluaciones e informes psicosociales: Se conservan mientras la ley le obligue a conservar esta evidencia; publicaremos los plazos exactos.
• Registro retributivo: Se conservan mientras la ley le obligue a conservar esta evidencia; publicaremos los plazos exactos.
• Registro de auditoría: Se conservan mientras la ley le obligue a conservar esta evidencia; publicaremos los plazos exactos.

5. Sus derechos

Conforme al RGPD, tiene los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• Derecho de acceso (Art. 15): Obtener confirmación de si sus datos están siendo tratados y solicitar una copia.
• Derecho de rectificación (Art. 16): Solicitar la corrección de datos personales inexactos.
• Derecho de supresión (Art. 17): Solicitar la eliminación de sus datos personales ("derecho al olvido").
• Derecho a la portabilidad de datos (Art. 20): Recibir sus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica.
• Derecho de oposición (Art. 21): Oponerse al tratamiento basado en interés legítimo.
• Derecho a la limitación del tratamiento (Art. 18): Solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en [email protected]. Responderemos en un plazo de 30 días.

6. Transferencias internacionales

Los datos de los clientes se almacenan en servidores. El tráfico pasa por la red de Cloudflare. Si conecta una integración opcional con sede fuera del EEE (Slack, Microsoft, Google, Okta, BambooHR, Gusto), los datos que decida sincronizar se transfieren conforme a los términos de ese proveedor, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o las Cláusulas Contractuales Tipo.

7. Cookies

ClimaHQ utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener su sesión y autenticarlo. Estas cookies son esenciales para el funcionamiento del servicio y no requieren consentimiento.

No utilizamos cookies de seguimiento ni de publicidad de terceros.

8. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales, incluyendo cifrado en tránsito (TLS), cifrado en reposo (AES-256-GCM), controles de acceso y revisiones de seguridad periódicas. Para más detalles, consulte nuestra Página de seguridad.

9. Autoridad de supervisión

Si considera que se han vulnerado sus derechos de protección de datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos.

10. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Le notificaremos de cambios sustanciales por correo electrónico o mediante un aviso destacado en el servicio. La "fecha de vigencia" en la parte superior de esta página indica cuándo se revisó la política por última vez.

11. Contacto

Para cualquier pregunta sobre esta política de privacidad o nuestras prácticas de datos, contáctenos en [email protected].