Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ClimaHQ ist eine Kulturanalyseplattform, die innerhalb der Europäischen Union betrieben wird.

• Kontakt-E-Mail: [email protected]

Im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, "DSGVO") ist der Verantwortliche die oben genannte Stelle.

1a. Rechtsträger

[PLATZHALTER: rechtliche Prüfung] Diese Angaben zum Rechtsträger sind noch nicht endgültig und müssen vor Veröffentlichung dieser Richtlinie bestätigt werden.

• Firmenname: [PLATZHALTER] ClimaHQ, S.L.
• Eingetragener Sitz: [PLATZHALTER] Adresse noch zu bestätigen, Spanien
• Registernummer: [PLATZHALTER] Registernummer noch zu bestätigen

1b. Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Wir handeln als Verantwortlicher für Kontodaten (die Informationen, die Sie und die Administratoren Ihrer Organisation zur Erstellung und Verwaltung des Kontos bereitstellen) sowie für Nutzungsdaten, die zur Absicherung und zum Betrieb des Dienstes erhoben werden.

Wir handeln als Auftragsverarbeiter für die Mitarbeiterdaten, die Ihre Organisation übermittelt oder verbindet: Umfrageantworten, aus dem HRIS importierte Datensätze und demografische Daten. Ihre Organisation ist Verantwortlicher für diese Daten, und wir verarbeiten sie nach ihren Weisungen gemäß der in unseren Nutzungsbedingungen genannten Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

1c. Datenschutzkontakt

[PLATZHALTER: rechtliche Prüfung] Ob diese Funktion durch einen benannten Datenschutzbeauftragten oder eine allgemeine Datenschutz-Kontaktstelle wahrgenommen wird, steht noch nicht fest.

Fragen oder Anliegen zu dieser Richtlinie oder unseren Datenschutzpraktiken können an [email protected] gerichtet werden.

2. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

2.1 Kontoinformationen

Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Namen Ihrer Organisation. Diese Daten sind für die Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos erforderlich.

2.2 Umfrageantworten

Wenn Mitarbeitende Pulsbefragungen ausfüllen, sind die Antworten pseudonym: Sie sind mit einer internen Referenz verknüpft, werden Managern oder Administratoren nie einzeln angezeigt und erscheinen nur als Teil eines Aggregats von 5 oder mehr Antworten. Demografische Daten (Abteilung, Geschlecht, Ethnizität) werden nur erhoben, wenn sie per HRIS-Import bereitgestellt werden; Geschlecht und Ethnizität werden im Ruhezustand verschlüsselt.

2.3 Nutzungsdaten

Wir erheben automatisch technische Informationen bei der Nutzung des Dienstes, darunter IP-Adressen, Browsertyp, besuchte Seiten und Zeitstempel. Diese Daten helfen uns, die Sicherheit aufrechtzuerhalten und den Dienst zu verbessern.

2a. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Kategorien von Unterauftragsverarbeitern zur Erbringung des Dienstes ein. Jeder Unterauftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist durch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO gebunden.

• HRIS-Integrationsanbieter (BambooHR, Gusto), sofern Ihre Organisation einen verbindet, zum Import von Mitarbeiter- und demografischen Daten.
• Slack, sofern Ihre Organisation es verbindet, zur Zustellung von Umfragen, Ritualen und Erinnerungen.
• Microsoft Teams, sofern Ihre Organisation es verbindet, zur Zustellung von Umfragen, Ritualen und Erinnerungen.
• Unser Analytik-Sidecar-Dienst, der Kultur- und Risikobewertungen aus den in dieser Richtlinie beschriebenen Daten berechnet.

2b. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Geschlecht und Ethnizität sind, sofern Ihre Organisation sich für deren Bereitstellung entscheidet, besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO. Wir stützen deren Verarbeitung auf folgende Bedingungen, nicht auf Einwilligung:

• Arbeitsschutz und Gesundheit am Arbeitsplatz (Art. 9 Abs. 2 lit. b): Verarbeitung erforderlich zur Bewertung und Berichterstattung über Gerechtigkeitslücken und psychosoziale Risiken im Rahmen der Arbeitsschutzpflichten Ihrer Organisation.
• Gesetzliche Verpflichtung im Bereich des Arbeitsrechts (Art. 9 Abs. 2 lit. b): Verarbeitung erforderlich zur Erstellung des Entgeltregisters, des Gleichstellungsplans und weiterer Compliance-Nachweise, zu deren Aufbewahrung Ihre Organisation gesetzlich verpflichtet ist.

2c. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Die Funktion Predictions berechnet Burnout- und Fluktuationsrisiko-Werte für Teams aus aggregierten Umfrage- und Praxisdaten. Dies stellt eine Form des Profilings im Sinne von Artikel 22 DSGVO dar.

Diese Bewertungen dienen den Personalverantwortlichen Ihrer Organisation als Entscheidungshilfe, nicht als automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung einer Person: Keine Bewertung löst automatisch eine Maßnahme aus, und jede Bewertung wird von einem Menschen geprüft, bevor sie eine Entscheidung über eine Person beeinflusst.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Die Verarbeitung von Kontodaten und Umfrageantworten ist zur Erbringung des ClimaHQ-Dienstes im Rahmen unserer Nutzungsbedingungen erforderlich.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Wir verarbeiten Nutzungsdaten zur Sicherheit, Betrugsprävention und Dienstverbesserung. Unser berechtigtes Interesse überwiegt nicht Ihre Grundrechte.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Soweit erforderlich, holen wir vor der Verarbeitung eine ausdrückliche Einwilligung ein, beispielsweise für die optionale Erhebung demografischer Daten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

4. Datenspeicherung

4.1 Praxisdaten

• Kontodaten: Werden für die Dauer Ihres Kontos und bis zu 30 Tage nach der Löschung aufbewahrt, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Umfragedaten: Aggregierte Umfragewerte werden für die Dauer Ihres Kontos aufbewahrt. Rohe Umfrageantworten werden 24 Monate lang aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
• Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle: Werden bis zu 90 Tage aufbewahrt.

4.2 Gesetzliche und Compliance-Nachweise

Compliance-Berichte, Bewertungen und andere Nachweise, die zum Beleg einer bestimmten gesetzlichen Verpflichtung erstellt werden (zum Beispiel ein Entgeltregister oder ein Gleichstellungsplan), werden getrennt von den oben genannten Praxisdaten aufbewahrt, und zwar so lange, wie die zugrunde liegende Verpflichtung die Vorlage dieses Nachweises verlangt, auch wenn dieser Zeitraum die 24-monatige Aufbewahrungsfrist für Umfragedaten übersteigt.

Die genaue Aufbewahrungsfrist für gesetzliche Nachweise ist von der jeweiligen Verpflichtung abhängig und wurde noch nicht für jede von dieser Richtlinie erfasste Verpflichtung bestätigt; betrachten Sie diesen Abschnitt als Platzhalter für die korrekte Frist je Verpflichtung, nicht als endgültigen Aufbewahrungsplan.

5. Ihre Rechte

Gemäss der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Erhalten Sie Auskunft darüber, ob Ihre Daten verarbeitet werden, und fordern Sie eine Kopie an.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Fordern Sie die Korrektur unrichtiger personenbezogener Daten an.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Fordern Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten an ("Recht auf Vergessenwerden").
• Recht auf Datenportabilität (Art. 20): Erhalten Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Widersprechen Sie der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): Fordern Sie unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung an.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

6. Internationale Übermittlungen

Ihre Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet und gespeichert. Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten außerhalb des EWR. Sollte sich dies ändern, stellen wir geeignete Schutzmaßnahmen sicher, wie z. B. von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SVK).

7. Cookies

ClimaHQ verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung und Authentifizierung. Diese Cookies sind für die Funktion des Dienstes unerlässlich und benötigen keine Einwilligung.

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies von Drittanbietern.

8. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten um, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand (AES-256-GCM), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Weitere Einzelheiten finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.

9. Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis im Dienst informieren. Das "Gültig ab"-Datum oben auf dieser Seite gibt an, wann die Erklärung zuletzt überarbeitet wurde.

11. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken kontaktieren Sie uns unter [email protected].